A prestação de serviços de domiciliação de sociedades não comerciais caracteriza-se por um conjunto de serviços que incluem a criação da sociedade, a sua administração, a redação das atas do conselho de administração e das assembleias gerais e a intervenção de profissionais de contabilidade.
A figura da “domiciliation” é típica do Luxemburgo e está intimamente ligada ao direito das sociedades. Trata-se de determinar a sede social de uma entidade jurídica num endereço específico. Pode pensar-se que se trata de uma operação simples, mas há uma série de armadilhas a evitar para obter as garantias necessárias para cumprir o quadro jurídico da domiciliação de uma sociedade.
Art. 1.º, n.º 1, da Lei de 31/05/1999: “Quando uma sociedade estabelece a sua sede social por intermédio de um terceiro para o exercício de uma atividade compreendida no seu objeto social e esse terceiro presta um serviço relacionado com essa atividade, a sociedade e esse terceiro, denominado agente de domiciliação, são obrigados a celebrar um contrato de domiciliação por escrito”.
É, portanto, o endereço onde a sociedade recebe toda a correspondência oficial, mas também o local onde deve conservar um certo número de documentos legais, oficiais e originais (documentos contabilísticos, autorização(ões) de constituição, registo de acionistas/ações, atas do Conselho de Administração, das assembleias gerais ordinárias/extraordinárias, etc.). A sede social é, portanto, o local a partir do qual a sociedade será administrada e gerida. Este conceito deve ser distinguido de quaisquer instalações acessórias utilizadas, por exemplo, para as atividades da empresa ou para o armazenamento de materiais.
A domiciliação responde igualmente às necessidades dos não residentes que desejam criar uma empresa no Grão-Ducado e evitar a procura morosa de um local. Por conseguinte, o papel do agente de domiciliação assume uma dimensão especial, criando uma parceria especial entre o agente e o seu cliente, cuja empresa está domiciliada nas suas instalações. O agente de domiciliação é também encarregue de tarefas subsequentes, como a gestão administrativa, os serviços jurídicos e de secretariado da empresa, a contabilidade e certas tarefas de apoio em relação a clientes, terceiros ou outros profissionais da empresa domiciliada.